广东海洋大学法政学院团委、学生会
2021-2022学年第一学期总结大会
策
划
书
主办单位：广东海洋大学法政学院团委、学生会
承办单位：广东海洋大学法政学院团委秘书部
二○二一年十二月
目录
一、 大会主题
二、 大会背景
三、 大会目的
四、 大会时间
五、 大会地点
六、 大会人员
七、 大会内容
八、 经费预算
九、 注意事项
十、 应急预案
十一、 可行性分析
附录：大会流程表
一、 大会主题
广东海洋大学法政学院团委、学生会2021-2022学年第一学期总结大会
二、 大会背景
过去一年的团学工作即将告一段落，这期间的工作有进步，也有不足，为进一步提高工作质量，更好开展明年的团学工作，总结大会将各部门团学成员聚集起来，对过去一年的工作进行总结反思，同时展望未来。
三、 大会目的
为总结过去一年的工作成果，反思工作中的不足，更好地提高法政团学的工作质量，并对明年的工作内容进行展望，力求明确方向、保持优势、改进不足、更好发展，积极调动各个部门工作的积极性，以便于明年更好地开展工作。
四、 大会时间
2021年12月19日（周日）19:30-22:00
五、 大会地点
广东海洋大学湖光校区第二教学楼B5203
备用教室：广东海洋大学湖光校区第二教学楼B5202
六、 大会人员
法政学院党委副书记许国炯老师
法政学院团委书记梁笑莹老师
法政学院团委、学生会全体成员
七、 大会内容
(一) 大会前期：12月8-18日
时间 |
人员 |
主要内容 |
备注 |
12月8日 |
事务秘书 |
撰写策划书 制作大会流程表 |
统筹安排工作，确保分工到位 |
财务秘书 |
制作大会预算书 |
确定借用和购买物资的清单 |
12月9日 |
秘书部全体工作人员 |
召开部门内工作会议 |
讨论大会具体分工、审议策划书、讨论大会细节布置等 |
12月10日 |
会议秘书 |
制作大会流程PPT |
切勿缺漏大会内容 |
秘书部全体工作人员 |
确定总结大会主持人，撰写主持稿 |
1) 撰写主持稿时需注意各类称谓的准确表述、语病及生僻字问题 2) 主持稿需由主持人以及有关人员审核以确保准确 |
|
内联秘书 |
通知制作工作总结PPT |
发通知给主席团及各部门部长，告知其于12月15日中午12点前上交工作总结PPT到秘书部私邮 |
12月11日 |
秘书部部长 |
审核主持稿、PPT、策划书、预算书 |
先由部长审核、再上交主席团和梁老师审核以确保准确无误 |
12月12日
|
主持人 会议秘书 事务秘书 财务秘书 |
相关大会文件的修改 |
根据主席团和梁老师提出的建议对相关大会文件进行修改，确定最终版 |
12月15日 |
内联秘书 |
发送短信邀请 |
1) 发短信邀请老师、主席团参加总结大会 2) 先邀请许书记讲话，如果许书记不讲话再邀请梁老师讲话 3) 务必在短信中注意各类称谓的准确表述、语病及礼貌用语等问题 |
编辑通知发送到各部门 |
1) 通知应交代清楚大会时间、地点、着装要求、签到时间 2) 补充通知ppt，如果有超链接的也需要一起发送至邮箱 3) 通知各部门提交ppt讲解人员和控屏人员表格名单 4) 注意礼貌用语和格式 5) 通知内容较多，需要分点写清楚 6) 通知先由部长审核，再由部长交给分管主席审核，最后确认无误后由分管主席代为转发到部长群 |
内联秘书 |
通知发言代表准备发言稿，发言稿需审核 |
与主席团沟通，确定总结大会发言代表 |
12月15日
|
档案秘书 |
收集各部门工作总结PPT |
收集各部门的工作总结PPT，检查是否存在兼容性错误，并进行多份拷贝 |
会议秘书 |
汇总各部门工作总结ppt |
|
会议秘书 |
完成到梦空间相关申请工作 |
确保能顺利通过申请 |
12月16日
|
财务秘书 |
在商中购买物资 |
确保物资数目充足 |
常务秘书
|
申请教室，并做好踩点工作 |
1) 事先确认各类信息并填好申请表 2) 要提前保存多媒体管理员联系方式，以防电脑出现故障时延长时间 |
档案秘书
|
编排大会座位表 准备大会文件 |
1) 备份相关大会文件 2) 建议以Excel制作并导出为图片保存 |
档案秘书 |
联系法政学院团委生活心理部工作人员申请大会工具 |
详细清单：音响、话筒、院旗、团旗、台牌、临时工作证等 |
外联秘书 |
向新闻媒体部提交活动申请表 |
1) 联系新闻媒体部工作人员对本次总结大会进行拍摄 2) 负责后期推文制作 |
内联秘书 |
向综合事务部确认负责本次大会考勤的工作人员名单 |
需要两名工作人员负责考勤工作（其中一名工作人员还需上台汇报考勤结果） |
财务秘书 |
打印大会所需资料 |
打印台牌纸、策划书、流程表、主持稿（根据预算书打印） |
12月16日 |
秘书部20级全体干事 主持人 |
总结大会彩排 |
1) 预演总结大会流程 2) 主持人务必熟读主持稿并尽量减少发音失误 3) 通知发言代表参加排练 |
12月17日 |
内联秘书 |
联系发言代表收集发言稿 |
|
12月18日
|
内联秘书 |
向各部门公布流程表、座位表和要求到梦空间报名 |
务必在通知中注意礼貌用语 |
秘书部20级全体干事 |
查缺补漏 |
完成所有工作，检查有何纰漏 |
(二) 大会中期：12月19日
1. 会前工作进程表
时间 |
人员 |
主要内容 |
分析 |
18:00 |
档案秘书 |
搬运物资 |
前往主楼物资室领取音响、话筒、院旗、团旗、台牌、临时工作证等大会道具 |
事务秘书 |
做好大会文件备份 |
准备好策划书、流程表、主持稿及其备份 |
18:10 |
外联秘书 财务秘书 档案秘书 |
布置会场 |
1) 摆放好台牌、流程表以及矿泉水 2) 黑板布置 |
主持人 |
主持人预演 |
核对、熟读主持稿 |
会议秘书 主持人 |
携带会议文件、备用电脑，调试电脑，检查设备 |
1) 检查电脑、音响话筒是否正常 2) 检查灯光控制是否正常 3) 团歌音乐拷贝、音频备份、播放器备份与试播 4) 检查PPT是否存在兼容性错误 |
19:00 |
秘书部全体工作人员 |
在教室门口迎接到场同事，指引签到与就坐 |
1) 注意礼貌礼仪 2) 将座位表投影以便各位同事就坐 3) 负责指引的工作人员要提醒与会人员打开今日校园进行扫码签到 |
备注：（1）工作人员提前一个半小时到达场地 （2）每项工作都应分配好人员，避免职位重叠或空缺 （3）总负责人负责监督各项工作的落实情况 |
2. 大会流程表
时间 |
步骤 |
主要内容 |
详尽分析 |
19:25 |
会前考勤 |
综合事务部工作人员上台汇报考勤结果 |
|
19:30 |
开场 |
主持人宣布会议开始 介绍到场嘉宾 |
|
19:35 |
第一项议程 |
唱团歌 |
|
19:40 |
第二项议程 |
各部门工作总结汇报 |
汇报顺序如下： 主席团 团委：科技创新部、秘书部、社会实践部、宣传部、新闻媒体部、组织部、青年志愿者协会、易班分站、生活心理部、学术创新部 学生会：权益调研部、综合事务部、文艺体育部 |
21:40 |
第三项议程 |
主席团代表发言 |
|
21:45 |
第四项议程 |
团委书记讲话 |
|
21:55 |
第五项议程 |
与会人员合影留念 |
|
22:00 |
结束 |
主持人宣布会议结束 |
|
(三) 大会后期：12月20-22日
时间 |
人员 |
内容 |
备注 |
22:00 |
全体工作人员 |
清理场地，整理物资 |
注意卫生 |
12月20日 |
档案秘书 |
物资归还并整理记录 |
及时归还 |
12月22日
|
全体工作人员 |
大会总结与反思 |
整理改进 |
外联秘书 |
联系新闻媒体部在“广海法政团学”公众号上发布推文 |
|
八、 经费预算
名称 |
单位 |
单价 |
数量 |
总额（元） |
用途 |
打印台牌纸（红纸） |
张 |
1.00 |
30 |
30 |
写明人员身份 |
打印流程表（红纸） |
张 |
0.5 |
25 |
12.5 |
向老师、主席团介绍会议流程 |
打印流程表（白纸） |
张 |
0.3 |
25 |
7.5 |
向各部门介绍会议流程 |
怡宝小矿泉水 |
箱 |
28 |
4 |
112 |
与会人员饮用 |
超霸麦克风电池 |
个 |
4.00 |
3 |
12 |
用于麦克风使用 |
索爱音响设备 （音响、话筒) |
套 |
150 |
1 |
150 |
用于主持 |
打印策划书（彩印） |
张 |
1 |
15 |
15 |
用于概述和指导会议流程 |
打印座位指示牌 |
张 |
0.5 |
30 |
15 |
用于引导与会人员就座 |
卡纸 |
张 |
1 |
5 |
5 |
用于粘贴主持稿 |
打印主持稿（白纸） |
张 |
0.5 |
10 |
5 |
用于会议主持 |
合计：364（元） |
九、 注意事项
1. 全体参会人员在大会期间须着正装，衣着整洁，佩戴团徽与工作证。
2. 与会人员提前半个小时到达场地，签到时间为：19:00-19:25，各部门部长应在综合事务部上台汇报考勤前整理好自己部门的考勤结果，以免延误大会进程。
3. 工作人员应提前申请好教室，并提前到场踩点，考察大会开展的场地等情况，做好应急准备。
4. 提前检查音响设备的电量，防止活动进行中发生故障。
5. 工作人员需提前48小时向广东海洋大学法政学院团委生活心理部申请团旗、院旗、话筒与音响，避免因活动冲突无法申请。
6. 工作人员提前购买准备好大会所需的物资，所花费的相关费用需保留纸质发票或转账记录，同时报给财务秘书进行登记，以便事后报销。
7. 音乐拷贝两份，避免出现因PPT内音乐无法播放等情况而导致的大会拖延。
8. 将主席团以及所有部门的工作总结PPT进行备份，避免出现因汇报人员拷贝的PPT出现问题导致大会拖延。
9. 工作人员应提前发布相关通知，提醒各部门人员提前到场进行签到，无法达到的人员需要提前请假，并告知原因。
10. 工作人员要熟悉整个大会的流程与大会内容，每项活动必须有相应负责人跟进，确保活动有序进行。
11. 活动物资需在活动开展一天前准备完善，活动人力在开展前一天确定参与人数，除突发状况外，不允许已确定参与人员临时请假。
12. 出席人员人数要事先确认好并在会前两天再度核查，以便安排座位，防止各部门因座位问题出现争议。
13. 大会开始前与主持人再次沟通确认到场嘉宾的名单。
14. 主持人在大会开始前提醒与会人员将手机调成静音。
15. 大会开始时需有两名工作人员维持现场秩序，不允许与会人员随意走动，并监督与会人员不得迟到早退。
16. 大会期间如果有其他特殊情况，应及时向大会负责人汇报。
17. 大会期间安排人员做好活动记录，同时做好相关宣传工作。
18. 工作人员在活动结束后须及时带走课室所留活动设备，如U盘电脑等，并在活动结束后及时清点活动所有物资，避免遗漏，同时及时清理打扫活动现场，注意环境整洁。
19. 如果有同学遗漏物品的需妥善保管，找时间交还。
十、 应急预案
（一） 设备问题
1. 若在活动开始前出现任何故障，现场工作人员无法处理的情况下，工作人员应及时联系多媒体管理员。
2. 若在活动过程中出现任何故障，由主持人圆场并让工作人员调整设备。
3. 若话筒出现问题，及时递上备用话筒。
4. 若音响出现静电音，及时调整音响位置或主持人站位。
5. 若音乐、PPT等出现故障，及时更换备用电脑或U盘备份PPT、音乐和音频软件。
6. 若电脑音频系统出现故障，将音响接入备用电脑,保证音乐能正常播放。
7. 若话筒断电，更换备用电池。
8. 主持台的立麦出现问题，工作人员迅速换为手麦。
（二） 参与人员问题
1. 若有与会人员不能到场，需按正常程序请假，假条交由主席团。
2. 若有工作汇报代表因突发状况不能到场，可以找人代替汇报。
3. 若嘉宾不能到场，及时调整台牌位置并与主持人沟通。
4. 若有同学身体不适，及时由工作人员带出会场休息，若情况严重尽快带至就医，校医院电话：0759 2383120。
（三） 活动场地问题
1. 若教室的多媒体设备不正常，联系多媒体管理人员进行处理。
2. 若出现停电情况，则根据情况确定是否推迟会议，并立刻短信或微信通知与会人员。
（四） 活动过程问题
1. 若时间超出预计，提醒主持人注意时间。
2. 若出现讲话同学或领导不能及时到场，可适当调整大会流程。
3. 若出现部门顺序错误，则由工作人员及时告知主持人更正，但议程已经开始的除外。
十一、 可行性分析
1. 关于团队：
本次大会工作人员为20级干事与21级应聘干事。20级干事有着相当的工作经验，而此次大会的承办单位秘书部更是有过多次举办院级大型会议的经验。
同时就部门内部状态来说，首先，各干事之间配合展开活动已有多次，彼此之间形成了良好的默契；其次，前期分工明确、合理，各干事工作认真积极，对大会流程较了解，相信本部门会圆满完成任务。
2. 关于大会：
总结大会是每学期都会举行的例行会议，大会总体流程大致与往届相同，因此各部门对此流程都比较熟悉，因部门不熟悉大会流程而延缓大会进程的可能性较小。
3. 具体流程分析：
（1） 前期工作分析：
工作人员都有接触过此次大会的工作项目，能够较好地胜任其工作，工作日程安排充分、合理，专人负责专事，能高效完成前期准备工作。
（2）大会工作分析：
1) 此次大会有备用麦克风、电脑以及U盘（大会所需音乐、PPT等文件），应急预案较为全面。
2) 大会时的每一项流程都有相应的工作人员负责，保证大会的顺利进行。
附录：大会流程表
时间 |
步骤 |
主要内容 |
详尽分析 |
19:25 |
会前考勤 |
综合事务部工作人员上台汇报考勤结果 |
|
19:30 |
开场 |
主持人宣布会议开始 介绍到场嘉宾 |
|
19:35 |
第一项议程 |
唱团歌 |
|
19:40 |
第二项议程 |
各部门工作总结汇报 |
汇报顺序如下： 主席团 团委：科技创新部、秘书部、社会实践部、宣传部、新闻媒体部、组织部、青年志愿者协会、易班分站、生活心理部、学术创新部 学生会：权益调研部、综合事务部、文艺体育部 |
21:40 |
第三项议程 |
主席团代表发言 |
|
21:45 |
第四项议程 |
团委书记讲话 |
|
21:55 |
第五项议程 |
与会人员合影留念 |
|
22:00 |
结束 |
主持人宣布会议结束 |
|
老师签名：
