10月8日

事务秘书

撰写策划书

制作大会流程表

统筹安排工作，确保分工到位

财务秘书

制作大会预算书

确定借用和购买物资的清单

10月9日

秘书部全体工作人员

召开部门内工作会议

讨论大会具体分工、审议策划书、讨论大会细节布置等

10月10日

会议秘书

制作大会流程PPT

切勿缺漏大会内容

秘书部全体工作人员

确定换届大会主持人，撰写主持稿

1) 撰写主持稿时需注意各类称谓的准确表述、语病及生僻字问题

2) 主持稿需由主持人以及有关人员审核以确保准确

10月11日

档案秘书

联系主席团、部门、队伍确定好换届人员的名单

1) 编辑通知告知其于10月12日晚上24点前填写完毕并上交到秘书部私邮

2) 通知要先给部长审核，无误后由部长发给分管主席，分管主席再发到团学部长群

内联秘书

收集聘书、工作证所需要的照片

1) 规定好最后上交时间

2) 稳妥存放好照片

10月12日

秘书部部长

审核主持稿、PPT、策划书、预算书

先由部长审核、再上交主席团和梁老师审核以确保准确无误

10月13日

常务秘书

申请主楼多功能厅，并做好踩点工作

1) 事先确认各类信息并填好申请表

2) 要提前保存多媒体管理员联系方式，以防电脑出现故障时延长时间

档案秘书

收集整理各部门、队伍换届名单

多份拷贝

财务秘书

购买聘书外壳

收集并保管报销相关证明

10月14日

主持人

会议秘书

事务秘书

财务秘书

相关大会文件的修改

根据主席团和梁老师提出的建议对相关大会文件进行修改，确定最终版

内联秘书

按名单制作聘书及工作证

务必认真制作与仔细清点、保存

10月19日

内联秘书

发送短信邀请（院内）

1) 发短信给老师、本院主席团成员及各部门退任部长、各队伍退任队长，邀请他们参加换届大会

2) 编辑通知转发到各部门，通知其干事代表按要求参加换届大会

3) 通知应交代清楚大会时间、地点、着装要求、签到时间，附上流程表

4) 发送信息注意礼貌用语和格式

5) 注明会后如有部门需要在会场拍照，按主持人安排有秩序地上台拍照，默认顺序为各部门颁发聘书的顺序

外联秘书

发送短信邀请（院外）

1) 发短信邀请各院学生会主席团，邀请他们参加换届大会，并通知其着正装准时到场

2) 务必在短信中注意各类称谓的准确表述、语病及礼貌用语等问题

10月20日

内联秘书

通知发言代表准备发言稿，发言稿需审核

与主席团沟通，确定换届大会发言代表

10月22日

档案秘书

事务秘书

准备大会所需文件

编排大会座位表

1) 准备团歌

2) 备份相关大会文件

3) 建议以Excel制作并导出为图片保存

财务秘书

在商中购买物资

确保物资数目充足

内联秘书

联系发言代表收集发言稿并邀请参加排练

10月24日

秘书部20级全体干事

换届大会彩排

1) 预演换届大会流程

2) 主持人务必熟读主持稿并尽量减少发音失误

3) 通知发言代表参加排练

10月25日

档案秘书

联系法政学院团委生活心理部工作人员申请大会工具

详细清单：音响、话筒、院旗、团旗、台牌、临时工作证等

内联秘书

向礼仪队递交申请表申请出席换届大会

需要邀请六名礼仪队成员于换届大会当日到场负责礼仪工作

外联秘书

向新闻媒体部提交活动申请表

1) 联系新闻媒体部工作人员对本次换届大会进行拍摄

2) 负责后期推文制作

内联秘书

向综合事务部确认负责本次大会考勤的工作人员名单

需要两名工作人员负责考勤工作（其中一名工作人员还需上台汇报考勤结果）

财务秘书

打印大会所需资料

打印台牌纸、策划书、流程表、主持稿、换届大会人员名单（根据预算书打印）

10月26日

内联秘书

向各部门公布流程表、座位表

1) 确认无误后将流程表发送至各个部门公邮

2) 务必在通知中注意礼貌用语

秘书部20级全体干事

查缺补漏

完成所有工作，检查有何纰漏

17:30

档案秘书

搬运物资

前往主楼物资室领取音响、话筒、院旗、团旗、台牌、临时工作证等大会道具

事务秘书

做好大会文件备份

准备好策划书、流程表、主持稿及其备份

17:45

外联秘书

财务秘书

档案秘书

布置会场

1) 摆放好台牌、流程表以及矿泉水

2) 电子屏设置为“法政学院第四届第二任主席团暨部长、队长换届大会”

主持人

主持人预演

核对、熟读主持稿

会议秘书

主持人

携带会议文件、备用电脑，调试电脑，检查设备

1) 检查电脑、音响话筒是否正常

2) 检查灯光控制是否正常

3) 团歌音乐拷贝、音频备份、播放器备份与试播

4) 检查PPT是否存在兼容性错误

礼仪队队员

事务秘书

与礼仪生沟通颁发流程

内联秘书

常务秘书

材料核查、准备

1) 注意核查聘书、工作证材料与手头资料是否有出入

2) 注意聘书、工作证按照部门顺序摆放

18:30

秘书部全体工作人员

在教室门口迎接到场同事，指引签到与就坐

1) 注意礼貌礼仪

2) 将座位表投影以便各位同事就坐

3) 负责指引的工作人员要提醒与会人员打开今日校园进行扫码签到

备注：（1）工作人员提前一个半小时到达场地

    （2）每项工作都应分配好人员，避免职位重叠或空缺

    （3）总负责人负责监督各项工作的落实情况

18:55

会前考勤

综合事务部工作人员上台汇报考勤结果

19:00

开场

主持人宣布会议开始

介绍到场嘉宾

19:05

第一项议程

唱团歌

提醒在场人员起立

19:10

第二项议程

主持人宣读学生会主席团退任名单并颁发聘书

颁发顺序如下：

李萍、庞梓俊、李文杰、彭薪燕、韦敏

（按顺序一个一个颁发）

邀请党委副书记许国炯老师颁发聘书

19:15

第三项议程

主持人宣读学生会主席团退任分管主席名单并颁发聘书

颁发名单如下：

李振兴、李晓晴

邀请团委书记梁笑莹老师颁发聘书

19:20

第四项议程

退任团委秘书长发言

19:25

第五项议程

退任学生会副主席发言

彭薪燕师姐先发言，韦敏师姐后发言（按姓氏顺序）

19:35

第六项议程

主持人宣读退任部长名单并颁发聘书

1) 颁发顺序如下：

秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、生活心理部、权益调研部、文艺体育部、科技创新部、宣传部、综合事务部、新闻媒体部、易班分站、学术创新部

（一个部门一个部门地颁发）

2) 邀请李萍师姐为秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会颁发聘书

3) 邀请庞梓俊师兄为生活心理部颁发聘书

4) 邀请李文杰师兄为权益调研部、文艺体育部颁发聘书

5) 邀请彭薪燕师姐为科技创新部、宣传部、综合事务部颁发聘书

6) 邀请韦敏师姐为新闻媒体部、易班分站、学术创新部颁发聘书

19:50

第七项议程

退任部长代表发言

秘书部

19:55

第八项议程

主持人宣读退任队长名单并颁发聘书

颁发顺序如下：

辩论队、艺术团话剧队、艺术团礼仪队、艺术团司仪队、艺术舞蹈队、男篮、女篮、男排；女排、羽毛球、网球、毽球、乒乓球、男足、女足、棒垒球（分两批上台）

邀请庞梓俊师兄颁发聘书

20:05

第九项议程

主持人宣读学生会主席团新任名单并颁发工作证

颁发顺序如下：

李振兴、李晓晴

邀请党委副书记许国炯老师颁发工作证

20:10

第十项议程

主持人宣读学生会主席团新任执行干事名单并颁发工作证

颁发工作证顺序：

何凯琳、曾思程、傅锦涛、方增莹

邀请团委书记梁笑莹老师颁发工作证

20:15

第十一项议程

新任团委副书记发言

20:20

第十二项议程

新任学生会执行主席发言

20:25

第十三项议程

主持人宣读新任部长名单并颁发工作证

1) 颁发顺序如下：

秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、学术创新部、文艺体育部、科技创新部、宣传部、新闻媒体部、易班分站、生活心理部、权益调研部、综合事务部

（一个部门一个部门地颁发）

2) 邀请李振兴师兄为秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、学术创新部、文艺体育部颁发工作证

3) 邀请李晓晴师姐为科技创新部、宣传部、新闻媒体部、易班分站、生活心理部、权益调研部、综合事务部颁发工作证

20:40

第十四项议程

新任部长代表发言

科技创新部

20:45

第十五项议程

主持人宣读新任队长名单并颁发工作证

颁发顺序如下：

辩论队、艺术团话剧队、艺术团礼仪队、艺术舞蹈队；男篮、女篮、男排、女排；羽毛球、网球、毽球、乒乓球、男足、女足、棒垒球（分三批上台）

邀请李振兴师兄颁发工作证

21:05

第十六项议程

团委书记讲话

21:15

第十七项议程

党委副书记讲话

21:25

第十八项议程

参会人员合影留念

21:30

结束

主持人宣布会议结束

21:30

全体工作人员

清理场地，整理物资

注意卫生

10月28日

档案秘书

物资归还并整理记录

及时归还

10月29日

全体工作人员

大会总结与反思

整理改进

10月30日

外联秘书

联系新闻媒体部在“广海法政团学”公众号上发布推文

打印台牌纸（红纸）

张

1

50

50

写明人员身份、标示部门座位

打印流程表（红纸）

张

0.5

50

25

向老师、主席团及嘉宾介绍会议流程

打印流程表（白纸）

张

0.3

30

9

向各部门、队伍介绍会议流程

打印聘书

张

0.6

87

52.2

颁发给19级退任主席团、部长、队长

打印换届名单（红纸）

张

1

30

30

向老师、主席团介绍换届名单

主持稿（白纸）

张

0.3

10

3

用于会议主持

怡宝小矿泉水

箱

30

2

60

老师、嘉宾饮用

聘书外壳

本

5.8

87

504.6

颁发给19级退任主席团、部长、队长

工作证

张

4

70

280

颁发给20级新任主席团、部长、队长

超霸麦克风电池

个

4

3

12

用于麦克风使用

卡纸

张

1

3

3

粘贴主持稿

固体胶

瓶

3

1

3

用于粘贴主持稿

合计：1031.8（元）

18:55

会前考勤

综合事务部工作人员上台汇报考勤结果

19:00

开场

主持人宣布会议开始

介绍到场嘉宾

19:05

第一项议程

唱团歌

提醒在场人员起立

19:10

第二项议程

主持人宣读学生会主席团退任名单并颁发聘书

颁发顺序如下：

李萍、庞梓俊、李文杰、彭薪燕、韦敏

（按顺序一个一个颁发）

邀请党委副书记许国炯老师颁发聘书

19:15

第三项议程

主持人宣读学生会主席团退任分管主席名单并颁发聘书

颁发名单如下：

李振兴、李晓晴

邀请团委书记梁笑莹老师颁发聘书

19:20

第四项议程

退任团委秘书长发言

19:25

第五项议程

退任学生会副主席发言

彭薪燕师姐先发言，韦敏师姐后发言（按姓氏顺序）

19:35

第六项议程

主持人宣读退任部长名单并颁发聘书

1) 颁发顺序如下：

秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、生活心理部、权益调研部、文艺体育部、科技创新部、宣传部、综合事务部、新闻媒体部、易班分站、学术创新部

（一个部门一个部门地颁发）

2) 邀请李萍师姐为秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会颁发聘书

3) 邀请庞梓俊师兄为生活心理部颁发聘书

4) 邀请李文杰师兄为权益调研部、文艺体育部颁发聘书

5) 邀请彭薪燕师姐为科技创新部、宣传部、综合事务部颁发聘书

6) 邀请韦敏师姐为新闻媒体部、易班分站、学术创新部颁发聘书

19:50

第七项议程

退任部长代表发言

秘书部

19:55

第八项议程

主持人宣读退任队长名单并颁发聘书

颁发顺序如下：

辩论队、艺术团话剧队、艺术团礼仪队、艺术团司仪队、艺术舞蹈队、男篮、女篮、男排；女排、羽毛球、网球、毽球、乒乓球、男足、女足、棒垒球（分两批上台）

邀请庞梓俊师兄颁发聘书

20:05

第九项议程

主持人宣读学生会主席团新任名单并颁发工作证

颁发顺序如下：

李振兴、李晓晴

邀请党委副书记许国炯老师颁发工作证

20:10

第十项议程

主持人宣读学生会主席团新任执行干事名单并颁发工作证

颁发工作证顺序：

何凯琳、曾思程、傅锦涛、方增莹

邀请团委书记梁笑莹老师颁发工作证

20:15

第十一项议程

新任团委副书记发言

20:20

第十二项议程

新任学生会执行主席发言

20:25

第十三项议程

主持人宣读新任部长名单并颁发工作证

1) 颁发顺序如下：

秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、学术创新部、文艺体育部、科技创新部、宣传部、新闻媒体部、易班分站、生活心理部、权益调研部、综合事务部

（一个部门一个部门地颁发）

2) 邀请李振兴师兄为秘书部、社会实践部、组织部、青年志愿者协会、学术创新部、文艺体育部颁发工作证

3) 邀请李晓晴师姐为科技创新部、宣传部、新闻媒体部、易班分站、生活心理部、权益调研部、综合事务部颁发工作证

20:40

第十四项议程

新任部长代表发言

科技创新部

20:45

第十五项议程

主持人宣读新任队长名单并颁发工作证

颁发顺序如下：

辩论队、艺术团话剧队、艺术团礼仪队、艺术舞蹈队；男篮、女篮、男排、女排；羽毛球、网球、毽球、乒乓球、男足、女足、棒垒球（分三批上台）

邀请李振兴师兄颁发工作证

21:05

第十六项议程

团委书记讲话

21:15

第十七项议程

党委副书记讲话

21:25

第十八项议程

参会人员合影留念

21:30

结束

主持人宣布会议结束